Privacyverklaring
- Algemeen
Om ontspannen te kunnen deelnemen, hecht De Vlaminck Bart (les gevend onder de naam Tai Chi - Qi Gong Geraardsbergen hier afgekort als TQG) veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Vlaminck Bart –TQG houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).
De Vlaminck Bart TQG is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:
De Vlaminck Bart TQG E-mailadres: b@de-vlaminck.be of binnenkort : info4TQG@gmail.com
Deze privacyverklaring is van toepassing op al de huidige deelnemers van de lessen van De Vlaminck Bart TQG, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.
- Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?
De meeste persoonlijke gegevens zijn nodig voor het bijhouden van de adres gegevens, en het formulier ivm eigen verantwoordelijkheid ivm deelname aan de lessen.
Deze gegevens worden door de leden ingevuld op het inschrijvingsformulier en ondertekend (contractuele grond).
Naam en e-mailadres van leden worden gebruikt om info door te sturen (o.a. nieuwsbrief).
Telefoon wordt enkel gebruikt bij dringende situaties (bv. afgelaste les). (gerechtvaardigd belang).
Voor occasionele activiteiten wordt waar niet-leden aan deelnemen, wordt aan deze laatste deelnemers wel naam en e-mailadres gevraagd indien met inschrijving wordt gewerkt. Dit is om informatie te kunnen doorgeven en i.f.v. de organisatie van de activiteit (gerechtvaardigd belang). Enkel indien zij toestemming geven, wordt nadien info doorgestuurd van andere activiteiten van De Vlaminck Bart TQG .
Dit laatste geldt ook voor ex-leden en mensen die blijk gegeven hebben van interesse in de activiteiten (bv. via een vraag per e-mail).
De betalingen en aanwezigheden van leden en deelnemers worden bijgehouden (gerechtvaardigd belang).
Voor de bekendmaking van onze werking (website, facebook, affiches, foto's voor de pers …) kunnen wij “niet-gerichte” foto's gebruiken, dit zijn foto's die een algemene en eerder spontane, niet geposeerde sfeeropname weergeven zonder daarvoor specifiek één of enkele personen er uit te lichten. Voor het nemen en gebruik van 'gerichte' foto's – voor de bekendmaking van onze vereniging – vragen we de toestemming.
Filmopnames worden enkel intern – exclusief voor deelnemers aan de lessen – gebruikt voor educatieve didactische doeleinden.
- Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :
- Identificatiegegevens : naam, voornaam
- Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, adres
- Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit
- Financiële bijzonderheden (betalingen)
- Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
- Beoefening of beoefend hebben van krijgskunst, verdedigingssporten.
We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
- Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Vb organiseren van activiteit
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (Google Drive)
- het verzorgen van de internetomgeving ( website, Facebook)
- het verzekeren van onze activiteit als lesgever.
- het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen .
- Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
- Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden
uitgewisseld)
Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.
- Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)
- Bewaartermijn
De meeste persoonsgegevens worden de duur van het lidmaatschap plus 3 jaar bijgehouden. Alleen naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt voor onbepaalde duur bijgehouden voor het archief (bv. voor een uitnodiging voor een jubileum). Je hebt echter recht om 'vergeten te worden': zie daarvoor titel 9.
Ook worden de naam en het e-mailadres van mensen die niet meer deelnemen en geïnteresseerden voor onbepaalde duur bijgehouden om verder op de hoogte te blijven van activiteiten, dit enkel mits toestemming. Uitschrijven voor de nieuwsbrief kan gemakkelijk via de link onderaan in de nieuwsbrief. De contactgegevens worden dan onmiddellijk gewist.
De aanwezigheid in de lessen wordt 5 jaar bijgehouden en die van occasionele activiteiten 2 jaar.
- Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens de De Vlaminck Bart - TQG van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
- We gebruiken een firewall, wissen binnen de week gegevens op een USB-stick en zorgen voor updates van programma's.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
- Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig
- Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.
Via het e-mailadres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.
- Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
- Wijzigingen aan onze privacyverklaring
De Vlaminck Bart-TQG kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen.
De laatste wijziging gebeurde op 01/09/2019